はい。初めて仕切りました。７０才オーバーが多く、しかも初めての人が多い会議でしたが、無事に終わりました。事前から練り込み、議長の事務所にZOOMをセッティングしたり・・・といろいろ事前準備をしましたから。システムが良くてもきちんと事前準備しないと失敗しますからね。そういう会議いっぱい見てきています。

ZOOM会議を始めてやる場合、トラブルになりそうなことはできるだけ回避することが重要です。特に２０００円ケチって、時間オーバーとか本当に面倒なので、絶対有料会員になっておきます。慣れれば必要なくなりますが。最近の会議でもログインだけで１５分くらい消化したものがありました。スムーズに入れるとは限りません。

今回は１５分前開場としました。これなら慣れていない人もゆっくりできますし、わからなかったら電話で確認もできます。また会議前の雑談で発言、ミュートなど慣れさせることも重要かと。なので入ってきた人に、「こんばんは～」とか「最近どうですか～」とかネタ振りしながら、話の輪に入りやすくします。そのとき、ログイン名がスマートフォンの名前だったり、ビデオがONになっていない人に指摘して直させます。今回は議長がやっぱりうまく入れなかったですが、電話対応してなんとかなりました。１５分前開場で、雑談タイムを設けることは非常に重要だと思います。

その後の進行は、議長が話している時に、ZOOM担当は、必要な書類を画面に出したり、遅れてきたメンバーを承認、トラブルの指摘・回避などを担当します。なので、議長＝ZOOM担当ではうまくいきません。今回は私が全面的にZOOM担当しました。遅れて入ってきた方に、気がつかない方が多いので、「～さん入りました」と言ってあげると親切です。スマホとパソコンでは見られる情報量が違いますので、その差をうまく補うことが大切です。書類は、スマホユーザーでも見やすいものを作るのが重要ですが、事前にPDFを送っておくと良いです。また資料を忘れてしまった人などで、プリントしたい人の為に、すぐに書類を送れるようにメーラーを設定しておくことなども重要です。タイムロス、議事進行を妨げることはできるだけ排除し、議長が進めやすく、会員がスムーズに会話できるように黒子に徹する必要がありそうです。たまに雑音が多かったりする会員にミュートを教えたり、背後の電話会話などが入ってしまったら指摘するなど、結構やることが多いです。WEB会議ならではの注意点はやっている間に理解させる必要がありますね。特に機種毎の見え方の差異は理解しながら進行しなければなりません。

有料会員なら、録画をクラウドにしておくといざというときのトラブルも安心です。会議を設定するときに、自動録画にしておくと忘れないで良いです。そう考えるとやはり有料版は必須かな～？と思います。会議室借りるのとあまり金額も変わりませんしね。

感触は意外と良かったです。うまくみんな議論をしていて楽しそうでした。会うの久しぶりですからね。先ほど録画動画を役員に送付しました。データは大きいですが、どんな感じになっているか？理解してもらえれば、次回もスムーズに行くかと思います。

というわけで、先週からずっと準備していた会議終わりました。本来はここまで下準備をする必要はないのかもしれません。しかし、年配者は新しいことにチャレンジするだけでもストレスです。なので、そのストレスをできるだけ軽減し、楽しく使って頂ければ、議論も進むというものです。確かにZoomは簡単で優れたシステムですが、ヒトが主体なことにはかわりがありません。コミュニケーションが大切です。今回そんな当たり前のことを改めて理解できて良かったです。