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給与計算が岐路

大企業は給与システム自体がカスタマイズに優れ、専用のサーバーで運用されているのでそうでもないのですが、今回のマイナンバーといい、その他の変更も含め、自社内でエクセルなどで運用すること自体難しくなってきました。自営業の場合、旦那が仕事して、奥様は経理をして・・・で可能でしたが、経理も難しくなってきました。ただ人を使うとなると給与システムも必要になり、今回のマイナンバーでとどめを刺されるような気がします。

実際小規模な事業者での給与関連の負担は半端じゃありません。大企業は専属の人間がいますからね。一ヶ月の大半は給与のことに忙殺され、年末調整や、入退社の時期は目も当てられません(経験者は語る)。そんななか、さらにマイナンバー・・・。特に手計算で行っていた企業や、エクセルやフリーソフトで給与計算をローコストで行っていた人は更に負担が大きくなります。

弥生やPCA、ソリマチなど、小規模事業者にもユーザーが多かったパッケージソフト会社の製品は、給与の商品も充実しています。会計・給与と両方使ってもらおうという親切かつ商売的にもうまみがある作戦ですが、今回はこの流れに乗りたいところです。各社ともマイナンバーの対策は着々と手を打っており、既存ユーザーは安心して対応できます。何よりも自分で考えてシステムを作り上げる必要がないのが楽ですね。ただ全て揃えると結構高いのも事実です。ただ個人事業主はともかく法人で運営していくためには必要な投資だと思っています。

しかし、それらのパッケージソフトを使うにしろ、会計や給与の社員(又はパート)を雇うのは人件費の問題も含め頭が痛いところ。なので社長が頑張ってやっているところもあります。ただ営業や運営と頭の使いどころも違いますので、個人的には社長は会計や給与の作業を行うべきではないと思っています。まあ問題なければいいのですが。

そこでアウトソーシングという手段もあります。会計も給与もプロに任せて事業に集中というのも悪い話しではありません。もちろんすべて完全にお任せというわけではありません。やらなければならないこと(出勤簿の管理とか、伝票とか)はありますが。省力化できるのと、会計担当社員が急にやめてしまったり・・・みたいなことはありません(会社がつぶれるということはあります)。

また会計ソフトもクラウド主体で比較的安くて人数調整にも柔軟な会社も増えてきています。それらを活用するというのも手です。少なくともソフトウェアのインストールやアップデートはなく、パソコンに習熟していなくてもブラウザベースなので、楽と言う人もいます。小さな企業にとっては、マイナンバーの保管場所はクラウドが最適であり、その面でも親和性がありますね。

そんなわけで、給与計算のシステムを見直すには良い時期です。少なくとも未だに手書きでやっている企業にとってはシステムを更新するチャンスだと思います。ネットで情報は集められますから、ぜひ検討してみてください。

マイナンバー対策

まわりに聞いたら、どこも対策を講じ始めていない・・・マイナンバー。確かに情報量も不足していますし、大事なこととは分かっていても何から始めればいいのか・・・というところでしょうか?私のところは、一応だいたいの対策を本日までに講じました。もっとも実際作業を開始するのはずいぶん先なのですが。

さて、事業者にとって一番面倒なのは、マイナンバーを集めなければならないが、その保存がね、ということでしょう。ソースネクストのホームページを見ると、MFクラウドマイナンバーなる新製品が登場しています。標準価格は9800円。オンラインパッケージで明日発売のようです。従業員10名分までで、追加料金で人数の追加も可能です。うれしいのが、10名とは従業員の人数であって、扶養家族は無制限。取引先など10人可能なことです。これくらいあれば、小さな企業でも万全でしょうね。年次更新制で、毎年更新手続きが必要になります。

ソフト自体は、マイナンバーのインターネット上の貸金庫のイメージです。従業員からのマイナンバー収集はスマートフォンやパソコンで完結するので手間がかかりません。身元確認書類も撮影してアップロードしてもらえばいいのです。

保存に関してもセキュアなクラウド上に暗号化され保管されます。法定保存期間も自動管理で、特に手間が感じられないのが魅力的です。

ちなみに私はこのソフトの導入は見合わせましたが手軽さでは一番だと感じています。

いうまでもなく事業者にも罰則規定があり、最も重いもので「4年以下の懲役または200万円以下の罰金(もしくは併科)」が科せられる場合もあります。情報漏れはダメージが大きいだけでなく法定刑も重いので今のうちから対策を練っておくことが大切です。