メールワイズはもっと良くなるはず!!

本舗のメールシステムの大部分は、サイボウズ株式会社のメールワイズ(クラウド版)で運用しています。このシステムのおかげで人数が少なくても漏れなく運用できるので、非常に感謝しています。しかしグループウェアやkintoneに比べると進化が・・・ということで、最近は若干不満が溜まっています。

なにしろカスタマイズ項目が非常に少なく柔軟性が低いのです。なので普通のメールシステムや、進化が著しいoutlook.comやgmailなどのクラウドなメールと比較すると「う~ん」とうなってしまいます。

まず、メールの題名が長いと、フルHDのディスプレイでも入りきらないこと。カスタマイズでどこかで改行したり、途中で・・・にしてしまうとかしないと読みにくいです。普通は幅とか変えられるでしょう??これはかなり厳しいです。

ごめんなさい。変えられました。左側の表題のほうは・・・というのは残っているのですが、これも消すことができます(消すと処理状況がわかりにくいので外出時用の機能か?)。関係者の皆様ごめんなさい。

次にサイボウズOfficeのアドレス帳を使えないこと。それぞれ別個なので重複して入力しなければなりません。別システムですから仕方がないのかもしれませんが・・・。できると飛躍的に管理が楽になります。カスタムアプリで制御できればなお良いのですがこれは難しいでしょう。

あと、受信後の分類がすぐにできないのも地味に痛い。gmailのように気軽に後から・・・ができないのが痛い。一応フォルダ分けもできるし、緊急度や確認者や状況などは入れられるし、コメントを入れられるのですが、後から調べたいときなど意外と不便です。このあたりは、古き良きパソコン版のメーラーの時代から変わっていないようです。せっかくの集計レポートがあまり役に立ちません。手間をかければいいだけなのですが、サポート時って時間がないから・・・。

電話履歴は便利なのですが、できればサイボウズOfficeに転送できると楽なのですが。特に日報につなげられれば、かなり弾力的な運用が可能になります。日報から電話履歴を参照、電話履歴から日報やスケジュールを参照できれば、記載する情報を最低限度に押さえることができます(重複しない)し、記憶のつながりも良くなるような気がします。

メールを送付したり、電話対応して書き入れたら、日報に自動的にメールを送付したとか電話対応したとか記述が加わると非常に楽です。早く実装してほしいものです。

あとスマートフォン対応もしていただければ、外からでも・・・です。何しろパソコンの画面でも管理しにくいわけですから・・・。この当たりは表示システムをサイボウズOfficeのように刷新しないと無理ですね。

→こちらもiOS版でています。まだまだ不便ですが。今後の進化に期待です。

そう考えると、まだまだ進化の余地がありますね。とはいっても基幹部分がサイボウズのサービスの中で一番完成度が高いわけで、意外と不満が開発者たちに伝わっていないのかもしれません。正直上記不満の他にも不満はありますが、それでも使い続けますし、大きな目からみて、このシステムが非常に有能で効率的であることには変わりがありませんからね。特に楽天ショップから見たら(爆)。

kintone

はい。本日は営業さん(新人)がたくさん来ましたが、その中にサイボウズの新人さんもいらっしゃいました。久々にサイボウズの話をしました。まあkintone売りに来たんでしょうけど(爆)。うちに来ても仕方がないんだけどな~。

さてさて、私だったらkintoneを~といろいろ考えるところがあるのですが、とりあえず現実的な話から。

kintoneにはゲストスペースという素晴らしい機能があります。この機能、1ゲストユーザーあたり580円/月と高いのですが、それを除けば優秀です。

私の所のような小さな設計事務所にとって打合せ時間の節約は重大な要素です。ぶっちゃけ無意味な打合せはしたくありません。できれば打合せ前に資料くらい読んで欲しいですし。お客様からみても、会う日に初めて図面を見るというのも非効率的です。お互い忙しいですからね。そんなときkintoneのゲストスペースです。ゲストスペースとは、本来社内で扱うべきデータベースをお客様と共有できるものです。ゲストとして招待されたユーザーのみ閲覧できるゲストスペース内の情報のみに制限しているためセキュリティが守られますね。ここに打合せ履歴や、最新の図面、懸案事項などを描いていけば、お客様もいろいろと想像できますし、打合せがなかなか出来ない遠隔地や忙しいお客様にも便利に使って頂けます。恐らく写真、パース、図面などを提供するだけでなく、使用するキッチンの候補などの情報を複数提示したり、本来長い打合せが必要な事項も事前に情報を提示することによってスムーズに打合せが出来ます。また契約書なども事前に掲示することによって、ある程度チェックしていただくことも可能でしょう。印刷物を減らすこともできるかもしれません。本設計が終わり、現場になっても、現場での出来事などを施主だけに簡単にお伝えできますし、施主も疑問に思ったことを電話によらずとも、気軽に聞くことができるのもいいでしょうね。

kintoneは通常ユーザー契約は5人からですが、ゲストユーザーは、それに加え1名ずつの契約が可能です。なんと減らす場合も翌月分から減らせるのでお客様の数などにより柔軟に対応できます。kintone本体の価格に比べて1ゲストユーザーあたり580円/月は割高かもしれませんが、長電話がなくなり、打合せが省力化でき、トラブル回避ができれば、安いものだと思います。

問題は、アプリをその業者の遣り方にそって作らなければならないこと。それさえ作れてしまえば、十分元がとれるシステムができてしまうのだから、挑戦して見る価値はありますよ。