小さな会社のメール業務をメールワイズに置き換える

 インターネットが普及し、メールの業務に占める割合は増えています。本舗もメールからの受注の割合は非常に多く、この部分の省力化と合理化、効率化は急務でした。比較的在籍していることが多い事務所とはいえ、メールに対してすぐに対応できるか?というのは別問題です。個人アドレスにしておくと、他の社員が気がつかないという問題もあります。逆に「設計部」のようなくくりにすると、各自のメーラーで送信メールが共有できませんし(CCなどで対応は可能)、誰が対応したかがわかりにくいです。そしてパソコンの置き換え時に引越作業などが面倒です。
 パソコンのリプレースが多く、メール業務が多い本舗では、通常のメール業務に限界を感じ、メールワイズに置き換えました。昨年の秋のことです。
 さて、置き換えは簡単でした。まず会社発行の個人のアドレスの紐付けです。本舗でメール業務を行っているのは5名。これと代表アドレスを登録しました。メールワイズの場合、ログインしていれば、他人のメールも読むことができます。このことで担当者が留守中でも、他のメンバーが緊急時にフォローしたり、見落としを防ぐことができます。これは非常に安全性が高まり、良い影響を与えています。また送信の履歴も残るので、誰が対応したかすぐわかります。またメール自体にコメントをつけられますので、必要な伝達事項も残せます。そして便利だなと思うのが、履歴機能。特定のお客様とのメール履歴がアドレス帳から簡単に見ることができます。過去のやりとりがワンタッチで一目で確認できるのは非常に良いです。誰が対応したかもわかりますので、普通のメーラーには戻れません。会社によっては代表アドレスだけで運用していると思いますが、そうすると管理が簡単なようで、時間が経つと分からなくなってしまいます。
 この運用の欠点は、各メンバーのメールにプライバシーは守れないこと。まあ業務利用なのでこれはそれほどマイナスではないと思います。別の担当のメールアドレスで回答することもできますが、記録は回答した人になるので、責任の明確化も問題ありません。ただどうしても秘匿しなければならない内容もでてきます。これは、プレミアムにしてメールボックスを分け、アクセス制限をかければ対応できますが、そのぶんコストは高額になります。次に、管理者から見た場合、部下が処理すると、画面上から消えるので、把握が難しいことです。これは一定時間毎に、受信メールフォルダーを見ていれば解決します。
 メールワイズの最大のメリットは、未処理のメールだけが画面に残ることです。これにより処理しなければならないメールが明確化します。このメールを減らして・・・と考えるようになり、処理が迅速化されるのです。その反面、把握が難しいというデメリットも併存しますが、受信メールフォルダーをクリックすれば直近のメールは見えますし、検索機能も強力なので慣れればむしろ管理は簡単と思われます。
 サイボウズOfficeを使っているとアドレス帳が共有できない!という最大のデメリットを感じますが、そうでないユーザーはそういうことも意識しなくていいので、マイナス要素は更に少なくなります。今のところ、落ちたり、データ欠損はありません。信頼性もある程度確保できているのではないかと思います。心配なら、別のメーラーで定期的に読み込みを行えば、少なくとも受信メールは保存できます。