サイボウズLiveの人数・容量増の可能性と危険

 あの無料で使えるサイボウズのグループウェアのサイボウズLiveが先日200名まで無料で使えるようになりました。従来は20名でしたからね。これで大規模なグループでも使えるようになります。そしてディスク容量も1GB(従来は500MB)と倍増しました。色々な可能性が出てきます。
 例えば、一般社団法人などの内部での交流などに利用できます。従来の会員専用ページの代わりに使えば、交流しやすいと考えられます。例えば建築士事務所協会などなら、連絡事項や会議の議事録などを置いて、情報の伝達がスムーズになります。また情報交流もしやすくなるので、不要な会議も減るかもしれません。各行事への参加・不参加などの管理もしやすくなるかもしれません。
 もっとも危険も考えられます。もしサイボウズがサービス打ち切りもしくは有料課金を開始したとき、前者ならその情報をどう他のサービスに移行するか?後者なら費用負担はどうするか?を考えなければなりません。無料のサービスに常につきまとう問題です。
 もっと問題なのは、サービスを利用する人間の教育をどうするか?です。人数が少なかった頃のLiveなら問題がなかったことも、大規模な組織で利用しようとするとなかなか難しいのです。サイボウズOfficeのように会社内など規律の取れた組織なら問題がないのですが、Liveの活用の幅は非常に広いのです。利用を積極的に行えるユーザーとそうでないユーザーの差が激しくなることも懸念材料です。情報漏洩の可能性も高くなります。これはセキュリティの問題ではなく、容量が多く出入りする人間が多ければ多いほど発生しうるリスクが高くなります。
 何事も巨大化すれば可能性が増えるのですが、その運用がやはり難しいのです。これは企業経営にも通じることです。理想が高く、サービスが成熟していてもこの問題は解決できないでしょう。故に使う側が良く考えて使う必要があります。なんでも作ればいい!わけでないのは、ホームページやブログと同じなのかもしれませんが、関わる人数が多いからこそ、違った問題も発生してくると考えられます。