電子メールの恐ろしさ

 今年になって、メールサーバーの変更や、社内メールシステムの変更など、シビアな切り替えを行ってきました。もちろん慎重に行いましたし、システムの変更自体には問題無かったのです。しかしメールの不達が数件おこってしまいました。
 理由は、迷惑メールの設定。10年間お世話になったファーストサーバの設定の癖が残っていたのか、はたまた油断したのか・・・。迷惑メールの振り分け設定は、実はかなり緩く設定しています(もちろん不達を防ぐためです)。そして社内の別メールアドレスに、フィルタリングしていないメールが届き、チェックができる体制になっていました(これは私が毎日行っていました)。つまり迷惑メールの中に大事なメールが届いている場合、見ればわかるようになっていました。これは10年以上ネットでビジネスを行っていると1日当たり数百通のメールが届くようになり、かなり負担にはなっていたのですが、日常業務でしかも重要な業務なので怠らないようにしていました。
 しかしサーバーの変更により、迷惑メールの振り分けが単純化されました。簡単なのですが、細かい部分に手が届かないというか・・・。そしてその中には私が想定できない文字列(本来なら普通のメールに含まれないはず)が含まれてしまいました。そして、不幸なことに、極めて稀にしか発生しない事象でしか、不達にならないものでした。問題なのは、ミスによりそれが受信されないし、受信できないことを相手に知らせない設定となっていたことです。さらに同じような内容であっても、ほとんどのメールは届くようになっていましたので気がつくのが遅くなりました。もちろんこの時点でも他の設定は、迷惑メールを受信(受信後振り分け)になっていたわけで、複数のミスが重なった結果です。ファーストサーバ時代と違い、フィルタリングでの遮断をオフ(つまり全受信)にしていたため、二重受信もしていませんでした。
 とある投稿から、設定や、サーバー内の状況などを調べた結果、極めて稀に発生することがわかりました。ただ1ヶ月分しかログがないので、それ以前に関しては追跡出来ませんでした。もし、パソコンに受信して、迷惑メールなどに分配されているのなら、残っている(もしくはすぐに発見されている)のですが、サーバーで・・・ということなので残っていないのです。
 現在、メールワイズに移行したため、所員全員でメールを確認できる体制に移行しています。メールワイズはそもそも迷惑メールを振り分ける機能はありません。また何らかの理由でメールワイズで受信されなかった場合も、サーバーチェックを定期的に行うことによって、読み残しを防ぐ防止策としています。
 電子メールは非常に便利です。そしてそれを日常的に利用し仕事をしている我々にも油断があったのかもしれません。可能性があるのは期間にして3ヶ月間、現在2件確認されています。件数の問題ではなく、そのようなことが発生することが問題です。
 皆様も十分に気をつけてください。たぶんそのようなことはないとは思いますが。自戒をこめて、この文章を残します。ご迷惑をおかけした皆様にこの場を借りてお詫びいたします。