サイボウズOffice10へ

クラウド版もいよいよバージョンアップされました!とうぜん本舗のサイボウズもアップされました。忙しいのでちょっとだけ触ってみました。

まず、アプリケーション単位のOn/Offが便利です。組織内で統一して使わない!なんてこともできますし、個人毎に使う機能も変えられます。メールワイズではお馴染みの機能ですね。

サイボウズは昔くさくて・・・という印象も、予定のドラッグアンドドロップのような他では当たり前の機能も実装されるようになりました。マウスのみで操作できるので便利ですね。

まあ、それよりも複数予定の一括登録が20までできるのが便利です。毎週、のような固定したものは今までもできましたが、講習会などが隔週だったり、曜日が違う場合は不便でした。なんで20なのかは疑問ですが、非常に便利です♪

一番の目玉のメールは、ようやく使えるレベルになったな、と思います。果たして今まで使っていた人は暴動を起こすレベルです(大幅レベルアップですから)。通常のメーラーです。まあgmailとか使っている人から見れば・・・ですけど。

カスタムアプリでは、レコード一覧形式での直接編集!!これは便利!!!なぜ今まで実装しなかったのか?本当に疑問ですが・・・。

というわけで、地味~な改良に見えます。実際見た目もメール以外は変化したことすら気がつかないレベルです。しかし確実に、というより劇的に便利になりました。見た目があまり進化しないということは既存のユーザーにとってはいいことです。特に高齢になると変化は好みません。サイボウズのやり方は一見まどろっこしく見えますが、よく既存のユーザーのことを考えています。既存のユーザーのことをまったく考えていないように見える、携帯電話キャリアとは大違いですね。

 

サイボウズOffice 10販売開始

 といっても昔と様相がかなり違いますね。最近はクラウドのお客様が増えていますし。そのクラウド版のアップデートは10月13日からだそうです。
 昨年と違って私もほとんどサイボウズに顔を出していませんから概要はあまり知らなかったのですが、メーラーが改善されています。HTMLメールに対応し、3ペインビューに対応しました。これで容量の制限さえなければいいのですがね。建築で使っている私から見れば添付ファイルの問題があるわけですから(使う事はできる)、できれば宅ファイル便のようなサービスを別途オプションで用意したほうがいいような気がします。外部スタッフにアカウントを発行して掲示板とスケジュールだけ使ってもらうようなこともできるみたいです。これは全社あるいはユーザー単位でアプリケーションを選択可能になったことからのようです。
 以前聞いていたように、ドラッグ&ドロップ操作もずいぶんと洗練されたようです。個人的にうれしいのはカスタムアプリの一覧ビューから入力用の画面に遷移せずに直接入力が可能になった点。他にも強化されているので楽しみです。
 正直、進化速度は遅いです。しかしそのおかげでちょっとずつ慣れていくことが可能です。それでも最近は速いな?と感じることが出てきています。年配のユーザーさんがついていけるのか?は心配ではあります。果たして今後どのように変化していくのか??これからも注目して見ていきたいと思います。

メールワイズの楽天あんしんメルアドサービス対応は目茶便利!

 内部の人間にしか分からない話。便利といえば便利な楽天あんしんメルアドサービス。普段気がつかないうちに、お世話になっている人はかなり多いはず!ただ店側は、案外不便なのよね~と思っている人に朗報。サイボウズのメールワイズがついに対応。サーバーの設定をR-Loginから持ってきてメールワイズに設定するだけで、メールワイズから何の意識もせず楽天あんしんメルアドサービスが使えるのだ!!さきほど設定してみましたが・・・すごいです(涙)。今までの苦労が何だったんだ!と思えます。
 会社のメール応対業務を劇的に改善してくれるメールワイズ。他にも今回のバージョンアップでパワーアップしています。価格が高いとかありますが、メーラーというのは本来かなり業務の基幹部分です。だからお金をかけて当たり前という部分もあります。
 建築設計事務所というと個人プレーという部分があり、担当とお客が各自に勝手に対応、ということが多いです。なので他の担当は何をやっているか知らない!ということが多いです。本舗ではショップから意匠、構造までみんなアドレスを持っているのですが、各自の対応はすべて見ることができるので、作業が遅れていたり、メール対応していなかったりすれば、すぐに指摘することができます。もちろん店への問い合わせメールも、設計部隊が教えてあげる!ということもできます。また休みだった人の対応も履歴を残して行うことができます。ショップやサポートに目を向けられがちのサービスですが、案外設計事務所にも向いているサービスなんだな、と一年間使っていて感じます。

サイボウズのメールワイズの新版発表!

 昨年からクラウド版を投入して注目されているサイボウズのメールワイズ。サポート用には非常に便利であり、なまあず本舗でも標準導入しているメールサービスです。9月9日に新版が発表になりました。目玉は楽天あんしんメルアドサービスに対応したこと。う~ん。楽天市場のショップで使えるのかな??結構楽天ショップでは「面倒な」問題でしたからね。もし解決できるのであれば本当に助かるのですが。

サイボウズOffice(クラウド)の緊急時用バックアップ

 以前から書いているように、サイボウズOffice(クラウド版)を愛用しているのですが、臨時のときに利用できない弱点がありました。データが無事であっても手元にデータがないので、たとえばINTERNETに接続できなくなったとき、などまったく資料が手元に残らないのは問題です。まあそんなときは緊急時ですから最低限電話帳などが残れば・・・いいのですが。
 まあ一番簡単な方法は、サイボウズOFFICEとクライアントのOUTLOOKを同期させる方法。Googleの・・・というのはネットに接続できないことを想定してるので不可です。通常、サイボウズOFFICEとOUTLOOKは同期できないのですが、他社で同期できるソフト(AIVY Sync)があるので、これを使います。住所録と予定は同期できるようになります。まあ緊急時用なのでこれで十分でしょう。TODOも同期できますし。
 まあ実際どのような事態が起こっても・・・という想定は無理でしょう。今考えられる限りの対策は重要です。前に書いたスマートフォンに・・・というのも有効な手だと思います。複合的に考えて行きたいと思います。

IE11のWEBのアプリ化

 WIN8やWindows RTを使っていて非常に便利だなと思ったのが、WEBのタイル化。もちろんWindowsPhoneのときに、かなり愛用させていただいた機能なのですが、WEBページを1つのアプリケーションのように登録できる機能だ。まあスマートフォンではお馴染みすぎる機能の1つですが。
 ただWindows XPなど旧来のOSで行おうとするといろいろ工夫が必要だ。ショートカットでも良いですし、実現方法はいろいろ。ただ重量感満点なFirefoxなどでは難しいのは事実。多機能ブラウザになれると・・・ということです。
 ただIE11を最近使い始めて気がついたのですが、IEにはページをタスクバーに登録する機能がついているのですね。これを使えばアプリのようによく使うページを登録できます。タスクバーにはブラウザ登録できるじゃん!といわれるかもしれませんが、IEの場合、邪魔なメニューが何もないほぼ全画面に近い形で表示されます。Chromeもノーマルならその程度になるのですが、リンクなど表示させると・・・という感じになります。広くて便利です。アプリのように使うので使うとき表示させ、あとは最小化という形なので起動も迅速です。他の作業は重量級のブラウザに任せればいいわけで・・・。とりあえず、「サイボウズOFFICE」「OUTLOOK.COM」「Facebook」の3ページを登録しました。
 もっともWIN8になれば、こんな中途半端なことだけでなく、もっと便利に使えるのですが、まずはこの程度で我慢。嫌われているWIN8ですが、使い慣れると結構便利。古いOSが使いにくく感じます。MSだって結構考えて作っているんですよ。古い物にしがみつくようじゃ・・・ということでしょうか??でも会社ではソフトの互換性の問題でWIN7なんだな。難しいものです。

SkyDriveに手軽なメモ帳が

 SkyDriveは便利なのですが、手軽にメモれる空間がありませんでした。何しろデスクトップ版のOutlookの便利なメモと同期を取れないなんて致命傷すぎます・・・。まあその改善ではないのですが、SkyDriveのテキストファイルをその場で編集できる機能が追加されました。Wordを起動するには大げさだし遅いし、と言うときに便利です。いつからついたのかな??と思ったら最近のようです。これでSkyDrive上での作業が更に効率的になりますね。
 もっともサイボウズと異なりデスクトップのソフトが大量にしかも良い物があるのに、それとの同期などが不完全なのが悲しいです。クラウド上での・・・というとネットがつながらない時点で壊滅しますからね・・・。MSのシステムは頭を使わないといけないようです。その点サイボウズは手軽で良いです。まあ比べる相手ではないのですが。
 記事を書き終わった後に気がついたのですが、このエディタってテキストファイルだけでなく、HTMLファイルも編集できます。かなり手軽です。ちょうど編集しようかな??と思っていたものを触ったら編集できました。私の場合、ホームページ作成中のファイルはSkyDriveで管理している(まあ編集後公開するので機密情報ではない)ので、この快適感は最高です。

スマートフォンをバックアップメディアと考える手法

 先ほどの続きです。csvでダウンロードして印刷する手法の他に、小規模ならスマートフォンを利用してある程度のバックアップを図る手法もあります。
 サイボウズOfficeのようにスマートフォン用のアプリ(kunai)があり、なおかつ端末内にバックアップが取れる端末なら、積極的に活用したいところです。
 サイボウズOfficeのスマートフォン版アプリはkunaiです。私は散々文句言っているので、今さら誉めても・・・と思うかもしれませんが、このアプリのいいところは、電波が入らないところでもスケジュールが確認できること。つまりローカルにデータをダウンロードしているのだ!!ただ残念ながら同期できるデータは限られています。
 kunaiの場合、アドレスは、Androidの場合アドレス帳に保存されます。これは便利です。非常時にはかなり有用です。ただ数がある場合、面倒といえば面倒。kunaiのこの機能を使って今は使っていないスマートフォンなどをバックアップ用と定め全ダウンロードをかけましょう。通常のスマートフォンだと異様にデータが増えてしまったりするので。スケジュールは通常今日以降程度にするでしょうけどバックアップ用の端末があるなら最大の1週間にしておきましょう。案外便利です。TODOなどはありませんし、できることも限られていますが、いざというときには威力を発揮すると思います。たとえ携帯回線がつながらなくても連絡先が参照できるのは強みです。あとは、csvでダウンロードしたものも、パソコンではなくスマートフォンに保存しておけば・・・完璧です♪少なくとも電池が使えるうちはなんとかなりますものね。
 そんなこんなでだいぶ環境が整ってきました。できあいのシステムだけで守れるなんて甘い考え方は避けた方が無難です。やはり自分の頭でいろいろと考えて・・・が必要だと感じます。

有事のグループウェアの危機回避術

 クラウドの最大の難点は、ネットに接続できなければ何もできないこと。またサーバーが落ちても同様です。たぶんセキュリティやバックアップはそれなりに気を遣ってくれているでしょうから、そんなに不安ではないのですが、いざというときに全データが見られないのはかなり不安です。
 サイボウズOfficeを使っていて、やはり不安はぬぐえません。そこで本舗では、独自に次のことを実施しています。
 まず有事に一番必要なのは連絡先リスト。もちろん、電話やネットは使えない場合を想定しているわけですが、法人ではいろいろな事態が想定されます。やはり紙で残しておいた方が良いでしょう。そのために年賀状ソフトを活用しています。定期的に出力というのは難しいので、年賀状、暑中見舞い時に全出力をしています。万が一のため、です。また手間がかかると思うグループウェアだけに入力している人については、アドレス帳をCSVデータにし、必要なら印刷をかけています。
 ちなみにスケジュールなどもCSVで出力できるので最低限はバックアップしておきます。本当は自動化できればいいのですがね。
 ちなみにパソコンだって壊れればデータは消えます。ローカルが安全というわけではありません。やはり複数の手段を講じておきたいです。特に停電時の対応を考えておきたいです。
 

kintoneとカスタムアプリの機能差が開いていく

 当初はあまり差が無いように見えたサイボウズのkintoneとカスタムアプリ。何のことやら?と思う人はサイボウズのホームページを・・・・というのはあまりに冷たいのでちょっとだけ解説。
 サイボウズのグループウェアのサイボウズOfficeとは別に業務用データベースを気軽に活用できるデヂエというものがありました。結構便利で使わせていただいていたのですが・・・サイボウズOfficeに統合されカスタムアプリというオプションのような形で内包されました。サイボウズOfficeのデータも参照でき、画期的に便利になりました。うん満足♪と思っていた矢先にリリースされたのがkintoneだ。
 デヂエをちょっと変えてサイボウズOfficeに追加したのがカスタムアプリだが、kintoneはまったく新しくユーザーインターフェイスから刷新し新しいシステムのはずでした。しかし当初はデヂエとできることは差はなかったのも事実。誇大広告にも見えました。しかしながら堅実なアップデートを繰り返すことによって、デヂエやカスタムアプリとは異次元のレベルに到達しようとしています。
 7月版では、社外の人との情報共有できる「ゲストスペース」や、JavaScript読み込み機能を正式リリースしたり、クロス集計ができるようになったり・・・。
 ただ、excelから・・・とう表記がホームページ上からほぼ消えたのが気になります。正直、その宣伝手法は無理がありました。excelは表計算ソフトですから。ただビジネスではexcel万能主義がはびこっていたのは事実で、表計算で何でも・・・というのが間違っていたのです。そういう意味ではkintoneは正常な進化を遂げています。
 ただ個人的には計算機能をもう少し充実させれば、たいていのexcelユーザーは満足できるのでは??と逆に思ってしまいますね。単純に計算結果を返すwebアプリってこれから需要が大きいと思いませんか??データベースはそういった使い方は向かないことを100も承知の上、提案します。
 といいつつ、カスタムアプリユーザーの私にとってはkintoneの成長はうらやましい以外何事でもありません。ただ乗り換えるくらいの魅力が現時点であるか?は正直疑問です。カスタムアプリの有利な部分もたくさんありますからね。
 どうも宣伝手法・宣伝文句に疑問符がつく同社のサービスですが(たぶんコンセプトとできあがっているものが違うんだと思う)、順調に役に立つサービスに成長していますね。今後も便利に使わせていただきます。